Resposta rápida: Para montar a equipe de matrículas, comece pelo modelo de negócio: ticket, tempo de contrato e renovação. Depois distribua as 5 funções do ciclo (gerar, qualificar, argumentar, converter e acompanhar) entre um Matriculador que cuida de tudo (Full Cycle) ou um time com funções divididas, sempre com dono e volume de leads compatível.
Gestor, antes de abrir vaga, a pergunta certa não é “quantas pessoas eu contrato?”. É “que estrutura o meu negócio aguenta?”. Neste artigo, a gente mostra como montar equipe de matrículas com o raciocínio que o Higor Fabiano ensinou no palco do Matrícula Experience 2026.
Não copie a estrutura do concorrente
O Higor começa sempre pelo mesmo aviso: “não existe um melhor modelo comercial… Tem aquele que se enquadra melhor de acordo com o seu modelo de negócio. Então, não adianta você pegar um modelo comercial do seu concorrente, que está ali na esquina, e colocar na sua Instituição de Ensino.”
Três perguntas definem a estrutura: qual é o seu ticket, quanto tempo dura o contrato e se o aluno renova. Na educação básica, por exemplo, há renovação contínua. Na graduação e na pós, o contrato não tem renovação.
As 5 funções do ciclo
Antes de pensar em cargos, pense em funções. O ciclo do Matriculador Profissional tem cinco:
- Gerar oportunidades com ética e consistência.
- Qualificar: entender contexto, necessidade e adequação.
- Argumentar: construir valor sem inventar promessas.
- Converter: ajudar na decisão e pactuar próximos passos.
- Acompanhar: manter o vínculo e conduzir o follow-up.
“Quando você entende as etapas, fica mais claro dividir quem vai fazer o que.”
“Ser Matriculador é ser o elo de conexão entre o professor e o aluno.”
— Higor Fabiano, conhecido nacionalmente como O Matriculador
Full Cycle ou funções divididas?
Em matriculês, Full Cycle é o ciclo completo: o Matriculador cuida do cliente do começo ao fim. No outro desenho, o time cuida do cliente: uma pessoa qualifica e agenda, outra atende e converte, às vezes outra faz o follow-up.
A conta decide. “Se você dividir o ciclo entre quem agenda e quem fecha, custa duas comissões. Isso se sustenta quando o contrato tem dinheiro suficiente para as duas.” Segundo o Higor, quando o ticket por contrato é de até R$ 1.500, a estrutura mais adequada costuma ser o Full Cycle, muito comum em graduação e pós-graduação.
O Full Cycle tem uma armadilha: a dependência. Quem nunca teve aquela pessoa que fazia 30, 40% da meta e, quando saiu, levou o resultado junto? Sem MCT e sem uma jornada clara para o Matriculador, esse profissional começa a exigir, influencia o resto do time, e o gestor vira refém.
Quantos leads cada pessoa precisa receber
Gente sem lead é custo parado. “Se ele está ocioso, é seu dinheiro que está indo embora.” A régua que o Higor apresenta: uma pessoa responsável só por agendar precisa receber de 250 a 500 leads novos por mês. Acima de 500, o funil transborda: ela começa a trabalhar só os melhores contatos e o follow-up fica cheio de oportunidade que ninguém trabalha.
Por isso, às vezes a próxima contratação não é mais um Matriculador, e sim quem gera demanda. A ordem que a Escola ensina é gerar demanda, treinar o time e só então contratar para substituir ou escalar.
Cada função precisa de um dono
O erro mais caro é o “cada um faz um pouquinho”. O Higor não condena quem está assim hoje, até a professora fazendo matrícula “porque é o que dá”. A pergunta dele é outra: “você vai fazer isso até quando?”
- “Três pessoas fazendo meia função, cada uma custa mais caro do que duas pessoas fazendo uma função inteira.”
- “É melhor você reagendar o horário e falar a verdade para o cliente do que você pegar uma pessoa despreparada.”
Defina também a função de cada canal. Um exemplo do próprio Higor: no WhatsApp o time só pré-qualifica, no telefone só agenda e no presencial converte. E escreva as exceções, “para que a exceção nunca vire uma regra.”
Monte um time que se complete
Tem o perfil analítico, bom de número e indicador. Tem o que lidera pessoas. Tem o que leva as pessoas e trava na hora de ensinar. O Higor resume: “Eu não quero um monte de minion meu. Eu quero um time que realmente me complete.”
Ele conta que a Escola bateu o recorde de matrícula quando trouxe um especialista para cuidar do CRM: “Porque a gente dividiu a energia.”
Mudou a estrutura? Espere a curva
Trocar de Full Cycle para funções divididas, ou o contrário, tende a provocar uma queda no começo. “Se foi feito de qualquer jeito, sim, a decisão foi péssima. Mas, se foi feito de forma estruturada, com acompanhamento, o resultado que você tem lá na frente é muito melhor e muito maior.”
Com a estrutura definida, os próximos passos são contratar o Matriculador certo, formá-lo nos primeiros 30 dias e cuidar do turnover para não começar tudo de novo daqui a três meses.
Quer aplicar isso na sua instituição?
A Escola de Matrículas forma Matriculadores e gestores com o Matriculês, método criado por Higor Fabiano.
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Como montar uma equipe de matrículas?
Comece pelo modelo de negócio (ticket, tempo de contrato e renovação), defina quem faz cada uma das 5 funções do ciclo e garanta volume de leads compatível com cada pessoa.
O que é Full Cycle?
É o modelo em que o Matriculador cuida de todo o ciclo do cliente: gera, qualifica, argumenta, converte e acompanha. Costuma ser o mais adequado quando o ticket por contrato é de até R$ 1.500.
Quantos leads um Matriculador deve receber por mês?
Na régua do Higor Fabiano, quem só agenda precisa de 250 a 500 leads novos por mês. Acima disso, o funil transborda e o follow-up fica sem trabalho.
Vale a pena dividir funções entre várias pessoas?
Só quando o contrato sustenta mais de uma comissão. Três pessoas fazendo meia função custam mais caro do que duas fazendo uma função inteira.