Captação de alunos: mais leads ou um Matriculador preparado?

Gestor, quando as matrículas caem, qual é a primeira solução que aparece na sua cabeça? Se a resposta é “preciso de mais leads”, este artigo é pra você. A captação de alunos é uma das maiores dores do mercado educacional, e a Escola de Matrículas olha para ela pelos dois lados: a geração de demanda e a habilidade de quem recebe essa demanda. A gente vai mostrar onde a escola perde famílias antes mesmo de atender e o que fazer para a captação funcionar o ano inteiro.

O dilema da captação de alunos

No planejamento do Workshop de Campanha de Matrículas, a Escola mapeou as maiores dores dos gestores. A lista tem treinar time, falta de tempo, falta de dinheiro, contratar pessoas e, com destaque, gerar leads para o time. A tese do workshop vai direto ao ponto: com lead suficiente, o time sempre vai fazer matrícula. Pode não bater meta por falta de treinamento, mas o caixa continua rodando.

Ao mesmo tempo, o Café com Matrícula (a live que acontece no perfil do Instagram @escoladematriculas, toda terça-feira, às 8h da manhã) que fechou o Mês do Matriculador trouxe o outro lado da moeda: “Você não precisa de mais leads, você precisa de um MATRICULADOR.” E explicou: “Porque WhatsApp cheio não significa matrícula. E tráfego sem técnica só aumenta desperdício.”

As duas coisas são verdade. Demanda sem técnica vira desperdício mais rápido. Técnica sem demanda não tem com quem trabalhar. As frases do Café com Matrícula resumem o equilíbrio:

• “Volume é vaidade. Conversão é soberania.”
• “Mais lead sem técnica é só desperdício mais rápido.”
• “O jogo não é gerar conversa. É gerar matrícula.”

E o Café com Matrícula de maio deixou o diagnóstico do mercado: “O mercado educacional não está sofrendo por falta de alunos. Está sofrendo por falta de profissionais preparados para converter.”

Antes de abrir a torneira, feche os furos

Na palestra “Crescer não é sorte”, o Higor Fabiano usou uma imagem que todo gestor entende: não adianta abrir mais a torneira de um balde furado. A torneira é a procura: famílias que chegam na campanha, transições e indicação. E o balde tem três furos:

1. A procura não registrada. A família mandou um “oi”, não falou mais nada, e ninguém registrou. Não contou como procura. E “Lead custa dinheiro e a cada dia que passa ele está mais caro.”
2. A visita que encanta e não matricula. A família ama a escola e não fica.
3. O desconto. Quando a única ferramenta é baixar preço, a margem vai embora junto.

Antes de investir mais em anúncio, vale responder a pergunta que o Higor fez no palco: quem sabe quantas famílias procuraram a sua escola no último mês? A gente detalha esses números em metas de matrícula: os números do mês.

Lead parado também é captação

O Café com Matrícula de setembro fez a pergunta que quase ninguém faz: “O que aconteceu com todos os contatos que demonstraram interesse e desapareceram no meio do ano? Eles desistiram? Ou simplesmente deixaram de ser procurados?”

Em muitas escolas, a base está cheia de famílias que já demonstraram interesse, receberam atendimento, visitaram a escola, pediram informações e nunca mais foram procuradas. É captação esquecida dentro de casa. O caminho para recuperar essas famílias é o follow-up com cadência, e não a promoção desesperada de fim de mês. A régua completa está em follow-up de matrícula.

Tem um equilíbrio aqui também. O mesmo documento do workshop alerta que não adianta trabalhar só leads antigos. Insistir sempre na mesma base, com ações promocionais que não convertem, queima o filme da escola. A base parada é uma fonte. Não é a única.

“Ser Matriculador é ser o elo de conexão entre o professor e o aluno.”

— Higor Fabiano, conhecido nacionalmente como O Matriculador

Marketing e comercial no mesmo time

Sua escola vive essa cena? O Café com Matrícula de agosto descreveu assim:

• O marketing diz que gera muitos leads.
• O comercial diz que os leads não prestam.
• E ninguém resolve o problema.

No fim do mês, os dois setores acham que fizeram a sua parte, e as matrículas não acontecem. Para a Escola de Matrículas, na maioria das vezes o problema não está na geração de leads nem no atendimento. Está na falta de alinhamento entre quem atrai e quem faz a matrícula. Quando os dois trabalham como departamentos separados, leads ficam sem retorno, informações importantes não chegam e campanhas são criadas sem considerar a realidade do atendimento.

Na prática, o alinhamento começa pelos números. Na Matrícula Class, o Higor deu um exemplo: se o lead de quem já atua na área converte mais e a escola passou a receber mais lead de fora da área, o time precisa levantar esses números e levar para o marketing. Olhar a quantidade de leads, o tipo de lead, as taxas de conversão e a narrativa da campanha. “Não é tão simples assim.”

A campanha também decide o tipo de família que chega. O documento do workshop usa um ditado bem direto: quem joga pão na praça atrai pomba, e não águia. Campanha mal feita traz lead desqualificado, sem nível de consciência e caro, que o comercial acaba queimando lá na frente por não ter sido preparado para recebê-lo.

Gere demanda, treine e depois contrate

Tem um erro comum na gestão comercial das Instituições de Ensino, descrito no workshop. O gestor gera pouco lead, então quer treinar o time para melhorar a conversão. Sem resultado, quer contratar alguém pronto do mercado. Só que não tem verba para isso, e “o mercado não tem profissional pronto”. Só depois ele pensa em gerar demanda.

A Escola propõe inverter a ordem:

1. Gerar demanda para o time, mesmo que ele ainda não esteja treinado.
2. Treinar o time, porque com demanda ele aprende na prática, com tentativa e erro.
3. Contratar para substituir ou escalar.

Tem um motivo humano por trás disso. “Um dos maiores desafios da contratação é o trainee ver acontecer.” Se ele não recebe lead, não vê a matrícula entrando, e não engaja. Campanhas amadoras afetam a contratação, aumentam o turnover, desengajam o time e sobrecarregam a gestão.

Captação de alunos o ano todo, não só na campanha

“O mundo é dividido em campanhas.” O segmento educacional tem volta às aulas, férias, dia do estudante, aniversário da escola. O problema, segundo a Escola, não é a data comemorativa. É o jeito amador de fazer a campanha e a falta de um plano de demanda contínua entre uma safra e outra. A ideia é ter um motor ligado o ano todo, gerando leads.

Algumas peças ajudam a manter esse motor funcionando:

• Uma campanha levando para outra. O pós-campanha vira fluxo de follow-up, com o conceito de funil levando para outro funil.
• Empilhamento de funil. No MXP, o Higor explicou que a comunidade é a boca do funil e leva para outros funis, para que a família rode nos funis até converter.
• Canal certo para o volume certo. Na Matrícula Class, o Higor lembrou que quem converte só pelo WhatsApp precisa de muito mais demanda de lead do que quem trabalha com presencial.
• Indicação como parte, não como tudo. “Indicação é ótima, mas escola não vive de indicação.”

Para o calendário da próxima temporada, com as quatro fases de outubro a março, veja campanha de matrícula: as 4 fases.

No fim, captar bem é cuidar das duas pontas: trazer a família certa e ter um Matriculador preparado para recebê-la. Com campanha, todo mundo ganha. Bora ligar o motor?

Perguntas frequentes